Contrat de traitement des données personnelles (article 28 du RGPD)

1. Objet et acceptation

Lorsqu'une entreprise de déménagement (le « Client ») utilise GE2 Move, elle y enregistre des données personnelles de ses propres clients et de ses collaborateurs. Pour ces données, le Client est responsable du traitement et GE2 Move est son sous-traitant, au sens de l'article 28 du règlement général sur la protection des données (RGPD).

Le présent contrat fixe les obligations de GE2 Move à ce titre. Il fait partie des conditions de l'abonnement : le Client l'accepte en même temps qu'elles, en ligne, sans signature manuscrite. La version acceptée, la date et la personne qui a accepté sont enregistrées. Il s'applique dès que le Client utilise le service, période d'essai comprise.

Sur demande écrite à contact@ge2move.com, GE2 Move fournit un exemplaire à signer.

2. Les clauses types européennes

• Le cœur du contrat est un texte officiel, repris sans modification : les clauses contractuelles types entre responsables du traitement et sous-traitants de la Commission européenne, annexées à la décision d'exécution (UE) 2021/915 du 4 juin 2021.
• Les parties ne modifient pas ces clauses. Elles en choisissent les options (article 3 ci-dessous) et en complètent les annexes I à IV (articles 5 à 8 ci-dessous).
• Les conditions complémentaires de l'article 4 précisent le service GE2 Move sans contredire les clauses types.
• En cas de contradiction, les clauses types l'emportent (clause 4 des clauses types).

3. Options retenues dans les clauses types

• Clause 1, a) : option 1, conformité avec l'article 28, paragraphes 3 et 4, du RGPD.
• Clause 5 (clause d'adhésion, facultative) : non retenue.
• Clause 7.7, a) : option 2, autorisation écrite générale. GE2 Move informe le Client par e-mail de tout ajout ou remplacement d'un prestataire traitant ses données au moins 30 jours à l'avance. Le Client peut s'y opposer pendant ce délai.
• Clause 9.1, b) et c) : option 1, références aux articles 33 et 34 du RGPD.

4. Conditions complémentaires

• Objet du service : mise à disposition du logiciel en ligne GE2 Move (dossiers clients, inventaire et photos, devis, planning, suivi de mission et, si le Client active cette option, facturation). Le Client y saisit ses données ou les fait saisir par ses clients, au moyen de liens qu'il leur transmet lui-même.
• Instructions : l'utilisation du logiciel par le Client, conformément à ses fonctions, vaut instruction documentée (clause 7.1). Toute autre instruction est donnée par écrit à contact@ge2move.com.
• Violation de données (clause 9.2) : GE2 Move informe le Client dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, par e-mail à l'adresse du propriétaire de l'espace.
• Droits des personnes (clause 8) : le Client répond lui-même aux demandes depuis le logiciel (consultation, correction, suppression d'un dossier, export complet). GE2 Move l'assiste sur demande écrite, sans frais supplémentaires.
• Fin du contrat (clause 10, d) : le Client dispose de 30 jours pour télécharger l'export complet de son espace (données, tableaux lisibles et photos). Il peut effacer lui-même son espace ; à défaut, GE2 Move l'efface sur demande écrite et le confirme par écrit. Les sauvegardes chiffrées contenant encore ces données sont effacées automatiquement au plus tard 12 mois après, sans être utilisées, sauf pour une restauration demandée par le Client.
• Documents comptables : les factures et avoirs émis depuis le logiciel figurent dans l'export. Leur conservation légale incombe au Client.
• Clients établis en Suisse : le présent contrat vaut aussi engagement au titre de la loi fédérale sur la protection des données (LPD, article 9). Les références au RGPD s'entendent alors des dispositions correspondantes de cette loi, et l'autorité compétente est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence.
• Audits (clause 7.6) : ils se font en priorité sur pièces (questionnaire, description des mesures de l'article 7). Un audit sur place est possible avec un préavis de 30 jours, aux frais du Client.

5. Annexe I — Les parties

• Responsable du traitement : l'entreprise de déménagement qui utilise le service, désignée par le nom et le pays de son espace GE2 Move. Personne de contact : le propriétaire de l'espace, à l'adresse e-mail de son compte.
• Sous-traitant : Eric Pignol, entrepreneur individuel (GE2 Move), 115 rue du Comte de Permission, 01220 Divonne-les-Bains, France — SIREN 482 663 580. Personne de contact : Eric Pignol, fondateur, contact@ge2move.com.
• GE2 Move n'a pas désigné de délégué à la protection des données : cette désignation n'est pas obligatoire dans sa situation.

6. Annexe II — Description du traitement

Personnes concernées :

• les clients et prospects du Client (particuliers ou entreprises qui déménagent) ;
• les utilisateurs du Client (personnes invitées dans son espace).

Données traitées :

• identité et coordonnées (nom, e-mail, téléphone) ;
• adresses de départ et d'arrivée et conditions d'accès (étage, ascenseur, stationnement) ;
• codes d'accès (digicode, interphone) ;
• photos des pièces et des objets ;
• inventaire et volumes, notes libres ;
• devis, acceptation ou refus (nom et e-mail facultatif de la personne qui décide, date) ;
• factures, avoirs et règlements enregistrés à la main, si l'option de facturation est activée (aucune donnée de carte bancaire) ;
• planning et suivi de mission (étapes horodatées, justificatifs) ;
• pour les utilisateurs : nom, e-mail, sessions de connexion (adresse IP, navigateur).

Données sensibles : aucune catégorie particulière de données (article 9 du RGPD) n'est demandée. Le Client s'engage à ne pas en saisir dans les notes libres. Garanties propres aux codes d'accès et aux photos :

• les codes d'accès sont exclus des documents PDF, des devis figés et des brouillons, et effacés quand le dossier terminé est archivé ;
• les photos ne sont visibles que dans l'espace du Client ;
• aucune photo n'est transmise à un service d'intelligence artificielle : cette fonction est désactivée.

Nature du traitement : hébergement, enregistrement, consultation, modification, export, archivage et effacement, à la demande du Client, au moyen du logiciel.

Finalité : permettre au Client de gérer ses déménagements, de la demande de son client jusqu'au jour du déménagement et à la facturation.

Durée : celle de l'abonnement, puis les délais de fin de contrat de l'article 4. Durées automatiques en cours de contrat :

• lien et code de connexion : 10 minutes ;
• sessions : 12 heures, ou 30 jours sur un appareil de confiance, puis effacées ;
• liens de collecte et invitations : 7 jours ;
• brouillons du client : 24 heures ;
• anciennes versions des dossiers : 30 jours ;
• sauvegardes : copies quotidiennes gardées 14 à 30 jours selon l'exemplaire, et une copie par mois pendant 12 mois.

7. Annexe III — Mesures de sécurité

• Accès : connexion par lien ou code à usage unique envoyé par e-mail (10 minutes, 3 essais), sans mot de passe à voler ; sessions limitées et révocables (page « Mes appareils »).
• Cloisonnement : chaque demande est rattachée à l'espace du Client après contrôle de l'appartenance. Les photos et documents sont rangés par espace. Ce cloisonnement est vérifié par des tests automatiques.
• Rôles : le propriétaire gère l'équipe et l'identité de l'entreprise ; les collaborateurs travaillent sur les dossiers.
• Liens destinés aux clients du déménageur : secrets, limités dans le temps, révocables, conservés sous forme d'empreinte.
• Intégrité : factures, avoirs, devis acceptés et règlements ne peuvent être ni modifiés ni supprimés ; chaque document est scellé par une empreinte vérifiée à la lecture.
• Protection des échanges : connexions chiffrées (HTTPS), contrôle d'origine contre les demandes forgées, limitation du nombre de demandes de connexion.
• Hébergement : Cloudflare, base de données et fichiers en juridiction Union européenne ; chiffrement des données au repos assuré par l'hébergeur.
• Sauvegardes : chaque jour, chiffrées, vérifiées avant d'être gardées, en trois exemplaires ; clés de déchiffrement conservées séparément. Restaurations essayées et réussies. Alerte automatique en cas d'échec ou d'absence de sauvegarde.
• Surveillance : contrôle automatique du service toutes les 10 minutes, avec alerte en cas de panne ; procédure d'incident écrite.
• Journaux : sans donnée personnelle (codes d'erreur uniquement).
• Minimisation : effacement automatique des sessions expirées, des anciennes versions et des codes d'accès des dossiers archivés.
• Organisation : une seule personne habilitée chez GE2 Move, le fondateur. Aucun accès aux données du Client sans demande de sa part, sauf pour assurer la sécurité ou la continuité du service.

Ces mesures n'ont pas fait l'objet d'un audit par un tiers.

8. Annexe IV — Prestataires (sous-traitants ultérieurs)

Liste convenue au titre de la clause 7.7, option 2 :

• Cloudflare, Inc. (États-Unis) et ses filiales — hébergement de l'application, base de données, fichiers, sauvegardes nocturnes chiffrées. Données : toutes. Stockage en juridiction Union européenne ; contrat de sous-traitance de Cloudflare, clauses types de transfert et cadre de protection des données UE–États-Unis pour les accès hors de l'Union européenne.
• Brevo (Sendinblue SAS, France) — envoi des e-mails de connexion et, lorsque le Client le demande depuis un dossier, des messages adressés à son propre client (invitation et devis). Données : adresse e-mail du destinataire, lien et code de connexion ; pour ces messages, adresse e-mail et nom du client, nom de l'entreprise du Client, lien personnel et, pour un devis, sa référence et son montant. Union européenne.
• Mailjet (groupe Sinch, France) — envoi de secours des mêmes e-mails. Mêmes données. Union européenne.
• Microsoft (OneDrive) — troisième exemplaire des sauvegardes. Données : sauvegardes chiffrées avant envoi, illisibles sans une clé que Microsoft ne détient pas. Il s'agit d'un compte OneDrive personnel du fondateur, aux conditions générales de Microsoft, sans contrat de sous-traitance particulier.

Non utilisé : aucun service d'intelligence artificielle ne reçoit de données. Une telle activation suivrait la procédure de la clause 7.7 : information 30 jours à l'avance, avec possibilité d'opposition.

Le paiement de l'abonnement par Stripe ne porte pas sur les données des clients du déménageur : il est décrit dans la politique de confidentialité.